Як налаштувати роботу магазину в Poster

Ця інструкція допоможе підготувати акаунт в Poster для роботи магазину. Розберемо:

• Як зареєструвати акаунт з типом Магазин.
• Налаштування адмін-панелі: товари та їх модифікації, склад, касові зміни, працівники та доступи.
• Робота з касою: вхід до каси та відкриття зміни, тестовий продаж, звіти на касі.

Як зареєструвати акаунт з типом Магазин

1. Перейдіть на сайт Poster і натисніть Спробувати безкоштовно.

2. Вкажіть ел. пошту, номер телефону, назву акаунта та пароль.

3. Далі вкажіть ваше ім’я та статус роботи закладу.

4. Виберіть формат закладу — Магазин.

5. Вкажіть кількість працівників і натисніть Перейти до акаунта.

☝️ Якщо випадково обрали інший формат — напишіть у чат підтримки. Допоможемо змінити на потрібний.

Налаштування в адмін-панелі

Адмін-панель — це місце, де ви створюєте товари, ведете складський облік і керуєте налаштуваннями акаунта.

Щоб увійти до адмін-панелі: 

1. У браузері Chrome чи Safari перейдіть на сайт Poster та праворуч вгорі натисніть Увійти.

2. Напишіть URL акаунта, тобто його адресу у Poster.

3. Введіть ел. пошту та пароль, які вказали під час реєстрації. Ці дані є у листі на вашій електронній скриньці.

4. Натисніть Увійти.

Як додати товар для продажу

Щоб додати товар:

1. Відкрийте вкладку Каталог → Товари в адмін-панелі.

2. Натисніть кнопку Додати.

3. Напишіть назву товару та вкажіть його категорію та податок.
   
   💡 У полі Штрихкод напишіть або відскануйте 13-значне число, щоб швидко розпізнавати продукти сканером чи камерою планшета та оформляти замовлення.
   
   ☝️ Якщо ви додаєте товар з акцизним податком, обов’язково напишіть код УКТ ЗЕД, який буде надруковано на фіскальних чеках. Для цього біля поля Код УКТ ЗЕД натисніть Пошук, напишіть мінімум 3 літери назви товару або цифри його коду, а потім навпроти знайденого коду натисніть Вибрати код.

4. Напишіть ціну товару у полі Всього. Поля Собівартість та Націнка розрахуються автоматично після додавання постачання на склад.

5. Завантажте фотографію товару або виберіть колір іконки — вони відображатимуться на касі офіціанта чи касира.

6. Натисніть Зберегти.
   

🗑️ Раптом створили товар помилково і його потрібно видалити натисніть на ··· напроти назви товару та виберіть Видалити.

Товар, його буде переміщено в кошик. Його складські залишки також буде видалено. Ви можете відновити товар протягом 30 днів. Разом із ним відновляться й складські залишки.

💡 Якщо продаєте товар на вагу або на розлив, увімкніть прапорець Ваговий товар і вкажіть ціну за 100 грамів. Тоді під час продажу касир вводитиме лише вагу або об’єм, а ціна перерахується автоматично. Наприклад, так можна продавати цукерки чи печиво на вагу, фрукти та овочі, спеції, морозиво на вагу чи напої на розлив.

Модифікації товарів

Якщо один і той самий товар має кілька варіантів, додайте модифікації, щоб не створювати окремий товар для кожного різновиду.

Створюйте модифікації на свій смак — наприклад, йогурт як товар, а полуничний, персиковий і чорничний як його модифікації. Або за об’ємом — вода як товар, а об’єм 0,5 л, 1 л і 1,5 л як модифікації. Також можна створити модифікації за кольором, розміром, типом упаковки, брендом тощо, щоб товар відповідав вашому асортименту.

☝️ Модифікації можна додати лише під час створення товару. Якщо збережете товар без модифікацій, додати їх пізніше не вийде. У цьому випадку видаліть товар та додайте новий вже з модифікаціями.

Кожна модифікація має окремі списання та постачання, що дозволяє точно відстежувати складські залишки.

Як працювати з складом

Додайте постачання товарів на склад. Завдяки їм у Poster будуть актуальні залишки на складі та правильно розраховуватиметься собівартість товарів.

Щоб створити постачання:

1. Відкрийте вкладку Склад → Постачання та натисніть кнопку Додати.

2. Вкажіть дату та час надходження продуктів на склад.

3. Виберіть постачальника чи додайте нового, якщо його ще немає у списку.

4. Виберіть склад, на якому будуть зберігатися ці товари.

5. У полі Оплата натисніть + Додати платіж та виберіть Рахунок, з якого оплатите постачання.
   
   💡 Якщо ви бажаєте пізніше оплатити постачання, працюйте з постачальниками в борг.

6. Виберіть товари, вкажіть їхню кількість, ціну за одиницю чи загальну суму постачання.

7. Натисніть Зберегти.

☝️ Своєчасно поповнюйте запаси, налаштуйте ліміти для товарів і увімкніть сповіщення про залишки на складі:

1. Відкрийте вкладку Налаштування → Загальні в адмін-панелі.

2. У полі Сповіщення про залишки виберіть, коли ви хочете отримувати листи про залишки:
   

   — Сповіщати в момент продажу: лист буде приходити раз на годину, якщо товар досягне ліміту;

   — Одним листом у кінці зміни: лист прийде на пошту одразу після закриття зміни.
   

3. Вкажіть електронну пошту в полі Ел. пошта для повідомлень. Щоб листи отримували декілька працівників, додайте їх ел. пошти.

4. Натисніть Зберегти.
   

 

Щоб не витрачати час на ручне внесення постачання, скористайтеся Postie AI. Це помічник на базі штучного інтелекту. Він розпізнає накладну та допоможе швидко додати товари в Poster.

Доступи та працівники

Додайте працівників і налаштуйте їм доступи до адмін-панелі та каси, щоб кожен мав персональний доступ до системи.

У Poster вже є готові посади з налаштованими правами, наприклад, Керівник, Власник, Продавець, Комірник. За потреби відредагуйте їх або додайте власні посади.

Щоб додати працівника:

1. Відкрийте вкладку Доступ → Працівники в адмін-панелі.

2. Натисніть кнопку Додати.

3. Напишіть ім’я працівника.

4. У полі Посада зі списку виберіть посаду працівника з правами доступу до розділів адмін-панелі та каси:

5. — у блоці Доступ до адмін-панелі напишіть ел. пошту працівника.

   📩 На вказану пошту працівник отримає одноразове посилання, щоб створити пароль і зайти в акаунт.

6. — у блоці Доступ до каси введіть ПІН-код працівника для входу до каси — 4 цифри;

7. Натисніть Зберегти.

 

Касові зміни

Налаштуйте роботу з касовими змінами. Вони потрібні для контролю готівки та прозорої роботи касирів.

Щоб увімкнути роботу з касовими змінами:

1. Відкрийте вкладку Налаштування → Загальні в адмін-панелі.

2. В блоці Налаштування адміністрування встановіть прапорець біля Використовувати касові зміни.

3. Збережіть налаштування.

З увімкненим налаштуванням, робочий день касира починається з відкриття касової зміни та внесення суми готівки в касі, яка залишилась зі вчорашнього дня.

Далі протягом дня працівники закривають чеки та додають витрати й додаткові надходження. А коли ввечері закриють зміну, зароблені кошти автоматично зарахуються на відповідні рахунки закладу.

Робота з касою

Каса — це робоче місце касирів, де вони будуть додавати товари у замовлення, робити знижки відвідувачам, приймати оплату.

Щоб каса працювала швидко та стабільно, виберіть обладнання та перевірте, чи відповідає воно мінімальним вимогам. Після цього встановіть застосунок на ваш пристрій та починайте приймати замовлення.

 

Щоб увійти до застосунку каси та відкрити зміну:

1. Запустіть застосунок Poster на планшеті або ПК.

2. Введіть логін каси — назву вашого закладу.

3. Введіть пароль, який ви вказали під час реєстрації.
   
   💡 Логін і пароль каси вийде перевірити або змінити в адмін-панелі у вкладці Доступ → Каси. А якщо ви власник акаунта, вийде зайти під своїми даними від адмін-панелі: у поле Логін введіть вашу ел. пошту, у поле Пароль — пароль до адмін-панелі.

    

4. Натисніть Увійти.

5. Введіть ПІН-код працівника — 4 цифри.

6. Напишіть суму розмінних грошей у касі на початок робочого дня у полі Залишок у касі.

   💡Якщо це перша касова зміна, і в грошовій скриньці немає розміну, напишіть залишок у касі «0».

7. Натисніть Відкрити.

 

Щоб зробити тестовий продаж, додайте товари у замовлення на касі:

1. Натисніть на Нове замовлення та виберіть джерело замовлення: У магазині чи З собою.
   
   💡Щоб налаштувати джерела замовлень, відкрийте Налаштування → Загальні, в адмін-панелі та у блоці Налаштування каси встановіть прапорець на:

   — З собою — щоб приймати замовлення на самовиніс.
   — У Магазині — щоб приймати замовлення одразу в закладі

2. Натисніть на товар у каталозі, що відображається на екрані праворуч.

3. У відкритому чеку ліворуч вгорі біля кількості товару натисніть на назву товару та виберіть:
   
   — ⊕, щоб додати ще ще один такий самий товар;
   — ⊖, щоб видалити один товар із чека.

4. Натисніть Оплатити.
   

Якщо тестовий чек більше не потрібен для статистики, видаліть його в адмін-панелі.

 

Детальну історію чеків і їх кількість за період перегляньте в адмін-панелі у статистиці чеків.

Щоб контролювати продажі товарів, сформуйте звіт з продажу на касі:

1. Натисніть праворуч вгорі на ≡ та в блоці Інше виберіть Скласти звіт.

2. Виберіть дату та час початку й завершення звітного періоду.

3. У полі Касир зі списку виберіть:

   — Всі касири, щоб подивитися продажі персоналу за вибраний період;
   — Ім’я працівника, щоб скласти звіт за продажами одного касира.

4. Увімкніть перемикач Продаж за товарами, щоб подивитися у звіті найменування, кількість та вартість товарів, які продали працівники.

5. Натисніть Скласти звіт.

6. Перегляньте звіт на екрані або натисніть праворуч вгорі Надрукувати, щоб отримати паперовий звіт за допомогою чекового принтера.
   
   

Налаштуйте фіскалізацію, щоб фіскальні чеки формувалися під час кожної оплати, а дані про них автоматично відправлялися до податкової.

Щоб касиру було зручніше оформлювати фіскальні продажі, підключіть касове обладнання. Принтер друкуватиме фіскальні чеки, а сканер штрихкодів та ваги прискорить роботу з товарами.


Якщо на будь-якому етапі налаштування виникатимуть труднощі — напишіть нам у чат.