Перейти до контенту
Українська — Україна
Перейти на сайт
  • Немає пропозицій, оскільки поле пошуку пусте.

Як зробити інвентаризацію в адмін-панелі

Інвентаризація в Poster — це перевірка залишків товарів та інгредієнтів на складі за вибраний період. 


Створюйте інвентаризації в адмін-панелі у вкладці Склад → Інвентаризації. Внесіть фактичні залишки продуктів, а Poster порівняє їх із плановими та покаже різницю в кількості й вартості. Після проведення інвентаризації залишки на складі автоматично зміняться відповідно до фактичних залишків, які ви вказали.

☝️ Інвентаризація доступна в лише тарифах Mini, Business та Pro.

Провести інвентаризацію може власник, керівник або будь-який працівник, у налаштуваннях посади якого є доступ до розділу Склад. Якщо доступу до розділу Склад немає, працівник не бачитиме його в адмін-панелі та не зможе провести інвентаризацію.

Як створити інвентаризацію:

  1. Відкрийте вкладку Склад → Інвентаризації в адмін-панелі.

  2. Натисніть кнопку Додати.

  3. Виберіть склад, на якому плануєте провести інвентаризацію.

  4. Виберіть коли плануєте перевіряти залишки:

    — Минулою датою й вкажіть дату та час, станом на які ви порахували фактичні залишки;
    — На час проведення, якщо підраховуєте залишки зараз.

  5. Виберіть тип інвентаризації:

    — Повна, якщо хочете перевірити залишки всіх продуктів на складі;
    — Часткова, щоб порахувати залишки конкретних продуктів чи категорій. Знайдіть їх за допомогою швидкого пошуку та встановіть прапорці.

  6. Натисніть Зберегти.

  7. Заповніть стовпець Фактичний залишок. Напишіть кількість товарів та інгредієнтів на складі, щоб Poster автоматично розрахував різницю у грошах та кількості товарів.

    ☝️ У стовпці Початк. залишок відображаються залишки за підсумками попередньої інвентаризації, тому надходження та витрати вказані за період з моменту останньої інвентаризації для кожного з продуктів

  8. Натисніть Провести інвентаризацію.


Після проведення інвентаризації залишки товарів та інгредієнтів на складі змінюються на фактичні.

☝️ Проводьте інвентаризацію після закриття касової зміни або у вихідний день. Під час продажів товари та інгредієнти списуються зі складу, тому залишки змінюються прямо під час підрахунку і в інвентаризації з'являються розбіжності.

Якщо рахуєте залишки на папері, роздрукуйте інвентаризаційний аркуш.

Для підрахунку залишків із планшета чи смартфона скористайтеся інвентаризацією в застосунку Poster.

Що означають стовпці в інвентаризації

  • Остання перевірка — дата останньої інвентаризації продукту. Якщо ви ще не проводили інвентаризацію, у стовпці відображатиметься дата реєстрації акаунта або дата першого руху продукту.

  • Початковий залишок — фактична кількість товару або інгредієнта, яку ви вказали в попередній інвентаризації на цьому складі. 

    💡 Якщо проводите інвентаризацію на складі вперше, початковий залишок дорівнює 0.

  • Надходження — загальна кількість продукту, отриманого через постачання, переміщення та виробництво за період від останньої перевірки до дати інвентаризації або поточної дати. Натисніть ▼, щоб переглянути дату, час, кількість і собівартість кожного надходження окремо.

  • Витрати — кількість товару, яку продали, або інгредієнтів, які використали для приготування проданих страв протягом періоду. Натисніть ▼, щоб переглянути деталі.
  • Списання — кількість товару або інгредієнта, яку вручну списали зі складу протягом періоду. Натисніть ▼, щоб переглянути деталі.
  • Плановий залишок — кількість товару або інгредієнта, яка має бути на складі за даними Poster з урахуванням надходжень, продажів і списань. Порівняйте його з фактичним залишком, щоб визначити недостачу або надлишок.

  • Факт. залишок — фактична кількість продукту на складі, яку ви самостійно вказуєте під час інвентаризації. 

  • Різниця — різниця між фактичним і плановим залишками в натуральному вираженні, тобто в одиницях виміру продукту.

  • Різниця в $ — різниця між фактичним і плановим залишками в грошовому вираженні. Сума відображається у валюті акаунта.


Як розраховується плановий залишок

Poster розраховує плановий залишок за формулою:

Плановий залишок = Початковий залишок + Надходження − Витрати − Списання

Порівняйте плановий залишок із фактичною кількістю товару або інгредієнта на складі:

  • Недостача — фактичний залишок менший за плановий.
  • Надлишок — фактичний залишок більший за плановий.
Приклад розрахунку планового залишку:

У попередній інвентаризації ви вказали, що на складі є 10 л молока. Це значення стане початковим залишком для наступної інвентаризації. За інвентаризаційний період отримали ще 20 л молока, використали 18 л для приготування проданих страв і вручну списали 2 л.

Розрахунок виглядатиме так:

10 + 20 − 18 − 2 = 10 л

Отже, плановий залишок молока — 10 л. Якщо під час інвентаризації ви нарахували лише 7 л, Poster покаже недостачу 3 л.

 Як знайти причину розбіжності в інвентаризації

Якщо фактичний залишок товару або інгредієнта відрізняється від планового, перевірте складські операції за період інвентаризації. Особливу увагу приділіть стовпцям із великими значеннями.

  1. Перевірте початковий залишок. Poster переносить у нову інвентаризацію фактичний залишок із попередньої інвентаризації на цьому самому складі. Відкрийте попередню інвентаризацію та перевірте, чи правильно вказали кількість продукту.

    Щоб виправити помилку, відкрийте попередню інвентаризацію для редагування, вкажіть правильний фактичний залишок і натисніть Провести інвентаризацію.

  2. Перевірте надходження. Натисніть ▼ у стовпці Надходження поточної інвентаризації, щоб переглянути кожну операцію, її дату, час і кількість. До надходжень належать не лише поставки, а й переміщення з інших складів і виробництво.
    Якщо в цьому стовпці велике значення, а в накладних немає надходжень на таку кількість, перевірте переміщення та виробництво. Відкрийте відповідну операцію й переконайтеся, що правильно вказали кількість та одиниці вимірювання. Також перевірте, чи правильно вказали склад і кількість продукту в поставках.

  3. Перевірте витрати. Натисніть ▼ у стовпці Витрати, щоб переглянути дату, час і кількість кожної витрати за період інвентаризації. Переконайтеся, що кількість витраченого продукту відповідає продажам.

    Якщо витрати більші або менші за очікувані, перевірте кількість інгредієнта в тех. картах проданих страв.

  4. Перевірте списання. Перегляньте кількість продукту, списаного зі складу вручну, під час виробництва або переміщень. Натисніть ▼ у стовпці Списання, щоб переглянути деталі й переконатися, що всі операції враховано правильно.

  5. Перевірте дату й час інвентаризації. Poster враховує в плановому залишку лише операції, які відбулися до зазначених дати й часу. Поставки, продажі та списання, проведені пізніше, не вплинуть на результат інвентаризації.

Після виправлення помилок відкрийте інвентаризацію та ще раз перевірте плановий залишок.

 

Часті питання

Чому товару чи інгредієнта немає в інвентаризації

  1. В інвентаризації відображаються товари та інгредієнти, за якими був рух на складі протягом інвентаризаційного періоду. Наприклад, ви додавали постачання, проводили продажі, переміщували або списували продукти.

  2. Якщо потрібного товару чи інгредієнта немає в інвентаризації:

  1. створіть постачання продукту на склад, для якого проводите інвентаризацію, у межах інвентаризаційного періоду;

  2. змініть дату та час інвентаризації, щоб складський рух продукту потрапив у потрібний період.

Як врахувати в інвентаризації готові страви, напівфабрикати та виробництва

  1. Якщо під час проведення інвентаризації на складі є готові страви або напівфабрикати, порахуйте їх окремо:

  2. У відкритій інвентаризації виберіть вкладку Тех. картки та напівфабрикати.

  3. Вкажіть Фактичний залишок для кожної страви або напівфабрикату.

  4. Poster перерахує ці залишки в інгредієнти та покаже їх кількість у стовпці Фактичний залишок у стравах та напівфабрикатах.

  5. Якщо ви використовуєте виробництво, відкрийте в інвентаризації вкладку Виробництва та вкажіть фактичний залишок для кожного виробництва.

Чому під час першої інвентаризації на складі може бути надлишок

  1. Під час першої інвентаризації на складі початковий залишок усіх товарів та інгредієнтів дорівнює 0. Тому Poster враховує лише надходження, витрати та списання.

  2. Якщо продукти були на складі ще до початку обліку в Poster, але ви не внесли їх через постачання, плановий залишок буде меншим за фактичний. Через це інвентаризація покаже надлишок.

  3. Після проведення першої інвентаризації Poster зафіксує вказані вами фактичні залишки. У наступній інвентаризації вони стануть початковими.

Що буде з відкритими частковими інвентаризаціями, якщо провести повну

  1. Якщо на складі є відкриті часткові інвентаризації, а ви проводите повну інвентаризацію за період, який їх охоплює по цьому ж складу, Poster автоматично закриє ці часткові інвентаризації.

  2. Повна інвентаризація замінює їх, оскільки охоплює всі товари та інгредієнти на складі за цей період.

Як змінити дату та час інвентаризації

  1. У відкритій інвентаризації натисніть Змінити параметри у правому верхньому куті екрану.

  2. Вкажіть нові дату та час.

  3. Натисніть Зберегти зміни.

    ☝️ Якщо інвентаризацію вже провели, а потім відкрили на редагування, змінити період проведення не вийде.

Як виправити помилку в проведеній інвентаризації

  1. Якщо ви вказали неправильні залишки, відкрийте проведену інвентаризацію на редагування:

  2. Відкрийте вкладку Склад → Інвентаризації в адмін-панелі.

  3. Навпроти потрібної інвентаризації натисніть Подивитися.

  4. Натисніть Відкрити період та редагувати.

  5. За потреби виправте постачання, списання, переміщення та виробництва, які були до дати цієї інвентаризації.

  6. Вкажіть правильні фактичні залишки та натисніть Провести інвентаризацію.

    ☝️ За одним складом на редагуванні може бути тільки одна інвентаризація.

Як видалити інвентаризацію

  1. Видалити вийде лише останню інвентаризацію на складі.

  2. Відкрийте складку Склад → Інвентаризації в адмін-панелі.

  3. Навпроти останньої інвентаризації натисніть • • • та виберіть Видалити.

  4. Якщо потрібно видалити останню інвентаризацію на складі, але зараз вона відкрита на редагування, спочатку натисніть Провести інвентаризацію, щоб закрити її. Після цього поверніться до списку інвентаризацій і видаліть її.

  5. Після видалення інвентаризації Poster перерахує залишки товарів та інгредієнтів на складі без урахування її результатів. Фактичні залишки, які ви вказали в інвентаризації, більше не враховуватимуться. Poster розрахує залишки на основі всіх постачань, продажів, переміщень і списань, зокрема тих, що відбулися після дати видаленої інвентаризації.

  6. Щоб привести залишки у відповідність до фактичної кількості товарів та інгредієнтів на складі, створіть і проведіть нову інвентаризацію.

 

Видаляти інвентаризації можуть лише працівники у налаштуваннях посади яких є доступ до розділу Склад. 

Як вивантажити інвентаризацію в Excel

  1. Відкрийте інвентаризацію для перегляду.

    💡 Якщо інвентаризацію вже проведено, натисніть Подивитися навпроти неї.

  2. У правому верхньому куті натисніть Експорт.

  3. Дочекайтеся завантаження файлу у форматі XLS.

    Обмеження

    1. Інвентаризація доступна лише на тарифах Mini, Business та Pro.
    2. Створювати, проводити та редагувати інвентаризації може лише працівник, у налаштуваннях посади якого є доступ до розділу Склад. 
    3. Одна інвентаризація охоплює лише один склад. Щоб перевірити залишки на кількох складах, створіть окрему інвентаризацію для кожного складу
    4. Товари та інгредієнти без руху за інвентаризаційний період, а також видалені продукти в інвентаризації не відображаються.
    5. Змінити дату та час вже проведеної інвентаризації, яку відкрили на редагування, не вийде.
    6. На одному складі одночасно на редагуванні може бути лише одна інвентаризація.
    7. Видалити вийде тільки останню інвентаризацію складу. Попередні інвентаризації видалити не вийде.