Как подготовиться к инвентаризации и проанализировать её результат

Чтобы инвентаризация на конец месяца дала точный результат, проверьте учёт до подсчёта, а после подсчёта разберитесь, почему фактический остаток отличается от планового.

Подготовка: что проверить перед инвентаризацией

Прежде чем считать остатки, убедитесь, что все данные уже учтены в Poster — иначе результат инвентаризации окажется ложным.

Закройте все чеки. Открытые чеки не списывают товар, поэтому их остатки «зависают» на складе.

Чтобы закрыть чек на кассе Poster, нажмите Оплатить, выберите способ оплаты и рассчитайте гостя. После этого во вкладке Статистика → Чеки статус чека изменится на Закрытый.
Внесите все поставки, списания, перемещения и производства за период в разделе Склад. Если документа нет в системе — его нет и в плановом остатке, и разница будет ложной, а не реальной.

Что такое результат инвентаризации

Результат инвентаризации показывает разницу между тем, сколько продукта фактически есть на складе, и тем, сколько должно быть по данным Poster.

Фактический остаток — количество продукта, которое вы посчитали во время инвентаризации.
Плановый остаток — количество продукта, которое Poster рассчитывает с учётом продаж, производств, перемещений и списаний.

Результат = Фактический остаток − Плановый остаток

Например, по данным Poster, на складе должно быть 20 л молока. Во время инвентаризации вы насчитали 9 закрытых упаковок по 2 л и 1 открытую упаковку с 1,85 л. Фактический остаток — 19,85 л.

19,85 − 20 = −0,15 л

Таким образом, результат инвентаризации — −0,15 л.

Ограничения: когда отклонение — это нормально

Небольшая разница в остатках — например, несколько граммов или миллилитров — может возникать из-за погрешности в работе. Например, повар мог добавить немного больше или меньше продукта, чем указано в тех. карте. Из-за таких незначительных отклонений не нужно менять поставку или себестоимость.
Инвентаризация показывает разницу между фактическим и плановым остатком, но не определяет её причину. Причину расхождения нужно проверить отдельно: например, соблюдалась ли рецептура, правильно ли проводились продажи и списания.
Инвентаризация фиксирует остаток на дату её проведения и не меняет данные за уже закрытые периоды.

Если расхождение существенное, проверьте движение продукта за период и найдите причину отклонения.

Как анализировать существенное расхождение

Начните с позиций с наибольшим расхождением. Не обязательно сразу проверять весь склад — сначала разберитесь с позициями, по которым разница наибольшая.
Если это готовый товар, который вы не готовите самостоятельно, например вода или мороженое в упаковке, проверьте его поставки. Если с поставками всё в порядке, проверьте, не было ли ошибок при продаже, списании просроченных товаров или пересортице. Также причиной может быть кража.
Если это ингредиент для приготовления блюд, проверьте полуфабрикаты и тех. карты: правильно ли указаны нормы продуктов. Если всё настроено правильно, проверьте, соблюдают ли сотрудники рецептуру во время приготовления. Также обратите внимание на несвоевременные списания и возможные кражи.

Расхождение можно считать объяснённым, если вы нашли его причину — например, ошибку в документе, неправильное списание или несоблюдение рецептуры.

Если учёт раньше вели неправильно

Если в себестоимости накопились ошибки с предыдущих периодов, исправьте её во время инвентаризации:

Обнулите себестоимость ингредиента или товара. После этого система не будет учитывать предыдущее значение при расчёте новой себестоимости.
Добавьте поставку с актуальным количеством товара в Склад → Поставки. Если товар уже был оплачен, в поле Оплата счёт не выбирайте.

Если не удалось исправить ошибки в учёте самостоятельно, напишите в чат поддержки. Разберёмся в ситуации и подскажем, как начать учёт заново, если это необходимо.