Как провести инвентаризацию в админ-панели

Создавайте инвентаризации в админ-панели во вкладке Склад → Инвентаризации. Внесите фактические остатки продуктов, и Poster сравнит их с плановыми и покажет разницу в количестве и стоимости. После проведения инвентаризации остатки на складе автоматически изменятся в соответствии с фактическими остатками, которые вы указали.

Провести инвентаризацию сможет владелец, руководитель или любой сотрудник, в настройках должности которого есть доступ к разделу Склад. Если доступа к разделу Склад нет, сотрудник не будет видеть его в админ-панели и не сможет провести инвентаризацию.

Как создать инвентаризацию

1. Откройте вкладку Склад → Инвентаризации в админ-панели.
2. Нажмите кнопку Добавить.
3. Выберите склад, на котором планируете провести инвентаризацию.
4. Выберите, когда планируете проверять остатки:
   
   — Прошедшей датой и укажите дату и время, на которые вы посчитали фактические остатки;
   — На момент проведения, если подсчитываете остатки сейчас.
5. Выберите тип инвентаризации:
   
   — Полная, если хотите проверить остатки всех продуктов на складе;
   — Частичная, чтобы посчитать остатки конкретных продуктов или категорий. Найдите их с помощью быстрого поиска и установите флажки.
6. Нажмите Сохранить.
7. Заполните столбец Фактический остаток. Укажите количество товаров и ингредиентов на складе, чтобы Poster автоматически рассчитал разницу в деньгах и количестве товаров.
   
   ☝️В столбце Нач. остаток отображаются остатки по итогам предыдущей инвентаризации, поэтому поступления и расходы указаны за период с момента последней инвентаризации для каждого из продуктов.
8. Нажмите Провести инвентаризацию.
   
   

После проведения инвентаризации остатки товаров и ингредиентов на складе изменяются на фактические.

☝️ Проводите инвентаризацию после закрытия кассовой смены или в выходной день. Во время продаж товары и ингредиенты списываются со склада, поэтому остатки меняются прямо во время подсчёта и в инвентаризации появляются расхождения.

Если считаете остатки на бумаге, распечатайте инвентаризационный лист.

Для подсчёта остатков с планшета или смартфона воспользуйтесь инвентаризацией в приложении Poster.

Частые вопросы

Почему товара или ингредиента нет в инвентаризации

В инвентаризации отображаются товары и ингредиенты, по которым было движение на складе в течение инвентаризационного периода. Например, вы добавляли поставки, проводили продажи, перемещали или списывали продукты.

Если нужного товара или ингредиента нет в инвентаризации:

• создайте поставку продукта на склад, для которого проводите инвентаризацию, в пределах инвентаризационного периода;
• измените дату и время инвентаризации, чтобы складское движение продукта попало в нужный период.

Как учесть в инвентаризации готовые блюда, полуфабрикаты и производства

Если во время проведения инвентаризации на складе есть готовые блюда или полуфабрикаты, посчитайте их отдельно:

1. В открытой инвентаризации выберите вкладку Тех. карты и полуфабрикаты.
2. Укажите Фактический остаток для каждого блюда или полуфабриката.

Poster пересчитает эти остатки в ингредиенты и покажет их количество в столбце Фактический остаток в блюдах и полуфабрикатах.

Если вы используете производство, откройте в инвентаризации вкладку Производства и укажите фактический остаток для каждого производства.

Как найти причину недостачи или излишка в инвентаризации

Если фактический остаток не совпадает с плановым, просмотрите движение товара или ингредиента за инвентаризационный период. В таблице инвентаризации вы увидите, как формировался его плановый остаток.

• Начальный остаток — количество товара или ингредиента на начало инвентаризационного периода.
• Поступления — количество товара или ингредиента, которое добавили на склад через поставку или перемещение. Нажмите ▼, чтобы посмотреть детали.
• Расходы — количество проданного товара или ингредиентов, использованных в проданных блюдах. Нажмите ▼, чтобы посмотреть данные.
• Списания — количество товара или ингредиента, которое списали со склада вручную. Нажмите ▼, чтобы посмотреть списания.
• Плановый остаток — количество, которое должно остаться на складе после всех поступлений, расходов и списаний.

Сравните фактический и плановый остаток. Если фактического остатка меньше — у вас недостача. Если больше — излишек.

Что будет с открытыми частичными инвентаризациями, если провести полную

Если на складе есть открытые частичные инвентаризации, а вы проводите полную инвентаризацию за период, который их охватывает по этому же складу, Poster автоматически закроет эти частичные инвентаризации.

Полная инвентаризация заменяет их, поскольку охватывает все товары и ингредиенты на складе за этот период.

Как изменить дату и время инвентаризации

1. В открытой инвентаризации нажмите Изменить параметры в правом верхнем углу экрана.
2. Укажите новые дату и время.
3. Нажмите Сохранить изменения.

☝️ Если инвентаризацию уже провели, а затем открыли для редактирования, изменить период проведения не получится.

Как исправить ошибку в проведённой инвентаризации

Если вы указали неправильные остатки, откройте проведённую инвентаризацию для редактирования:

1. Откройте вкладку Склад → Инвентаризации в админ-панели.
2. Напротив нужной инвентаризации нажмите Посмотреть.
3. Нажмите Открыть период и редактировать.
4. При необходимости исправьте поставки, списания, перемещения и производства, которые были до даты этой инвентаризации.
5. Укажите правильные фактические остатки и нажмите Провести инвентаризацию.

☝️ Для одного склада на редактировании может быть только одна инвентаризация.

Как удалить инвентаризацию

Удалить получится только последнюю инвентаризацию на складе.

1. Откройте вкладку Склад → Инвентаризации в админ-панели.
2. Напротив последней инвентаризации нажмите  • • •  и выберите Удалить.

Если нужно удалить последнюю инвентаризацию на складе, но сейчас она открыта для редактирования, сначала нажмите Провести инвентаризацию, чтобы закрыть её. После этого вернитесь к списку инвентаризаций и удалите её.

Удалять инвентаризации могут только сотрудники, в настройках должности которых есть доступ к разделу Склад.

Как выгрузить инвентаризацию в Excel

1. Откройте инвентаризацию для просмотра.
   
   💡 Если инвентаризация уже проведена, нажмите Посмотреть напротив неё.
2. В правом верхнем углу нажмите Экспорт.
3. Дождитесь загрузки файла в формате XLS.