Cree inventarios en la consola de gestión desde Inventario → Inventarios. Indique las existencias reales de productos e ingredientes y Poster las comparará con las cantidades esperadas y mostrará la diferencia en cantidad y coste. Después de realizar el inventario, las existencias del almacén cambiarán automáticamente según las cantidades reales indicadas.
Una revisión de inventario incluye solo los productos e ingredientes que tuvieron movimientos de existencias en el almacén durante el periodo de inventario. Esto aplica tanto a los inventarios completos como a los inventarios parciales.
El periodo de inventario comprende el tiempo transcurrido desde el inventario anterior en ese almacén hasta la fecha y hora del inventario actual.
☝️ Los productos e ingredientes que no tuvieron entradas de mercancía, ventas, traspasos, producciones ni bajas de inventario durante este periodo no aparecen en el inventario.
El inventario está disponible solo en los planes Mini, Business y Pro.
El propietario, el gerente o cualquier empleado cuyo puesto tenga acceso a la sección Inventario puede realizar un inventario. Si un empleado no tiene acceso a la sección Inventario, no la verá en la consola de gestión y no podrá realizar un inventario.
Para realizar un conteo de inventario:
- Vete a la pestaña Almacén → Conteo de inventario en la consola de administración.
- Da clic en el botón Añadir en la esquina superior derecha.
- Elige el almacén o refrigerador para el cual realizarás este conteo de inventario.
- Elige el periodo para el cual realizarás este conteo de inventario:
— Actual si quieres realizar un conteo de inventario ahora.
— Retroactivo para el cual deberás indicar la fecha y la hora para la que quieres realizar el conteo de inventario. - Elige el tipo de conteo de inventario:
— Completo, para revisar todos los productos e ingredientes que tuvieron movimientos de existencias en el almacén durante el periodo de inventario. Los productos e ingredientes sin movimientos de existencias durante este periodo no se incluyen.
— Parcial, para contar las existencias de productos o categorías específicos que tuvieron movimientos durante el periodo seleccionado. Encuéntralos mediante la búsqueda rápida y marca las casillas correspondientes.
- Da clic en Guardar.
- Ingresa datos en la columna de Saldo real. Ingresa la cantidad de productos que tienes en tu almacén, y Poster calculará de manera automática la diferencia entre tu saldo real y la predicción que realiza el sistema.
☝️ En la columna de Saldo inicial podrás ver las existencias que están registradas en el sistema en base a los datos que ingresaste cuando realizaste tu último conteo de inventario. Podrás ver también las compras que realizaste de tus proveedores, los productos que se usaron para preparar platillos que vendiste y las mermas que se registraron en el sistema. - Da clic en Inicia tu conteo de inventario.
Después de realizar el inventario, las existencias de productos e ingredientes del almacén cambiarán según las cantidades reales indicadas.
☝️ Realice el inventario después de cerrar el turno de caja o en un día libre. Durante las ventas, los productos e ingredientes se descuentan del almacén, por lo que las existencias cambian mientras realiza el recuento y aparecen diferencias en el inventario.
Si cuenta las existencias en papel, imprima la hoja de inventario.
Para contar las existencias desde una tableta o un smartphone, use el inventario en la aplicación Poster.
Qué significan las columnas de una inventarización
- Último conteo de inventario — fecha del último recuento de existencias del producto. Si aún no has realizado ninguna inventarización, esta columna muestra la fecha de registro de la cuenta o la fecha del primer movimiento de stock del producto.
- Saldo inicial — cantidad real de un producto o ingrediente que indicaste durante la inventarización anterior en este almacén.
💡 Si realizas una inventarización en este almacén por primera vez, el stock inicial es 0. - Compras — cantidad total de un producto recibida mediante entradas de mercancía, traslados y producciones desde el último recuento de inventario hasta la fecha de la inventarización o la fecha actual. Haz clic en ▼ para consultar por separado la fecha, la hora, la cantidad y el coste de cada entrada.
- Ventas — cantidad de productos vendidos o de ingredientes utilizados para preparar los platos vendidos durante el período. Haz clic en ▼ para consultar los detalles.
- Mermas — cantidad de un producto o ingrediente retirada manualmente del stock durante el período. Haz clic en ▼ para consultar los detalles.
- Predicción de saldo— cantidad de un producto o ingrediente que debería haber en stock según Poster, teniendo en cuenta las entradas, las ventas y las mermas. Compárala con el stock real para identificar faltantes o sobrantes.
- Saldo real — cantidad real de un producto en stock que introduces durante el recuento de inventario.
- Diferencia — diferencia entre el stock real y el esperado, expresada en la unidad de medida del producto.
- Diferencia en $ — diferencia entre el stock real y el esperado expresada en dinero. El importe se muestra en la moneda de tu cuenta.
Cómo se calcula el saldo esperado
Poster calcula el stock esperado mediante la siguiente fórmula:
Saldo esperado = Saldo inicial + Entradas − Ventas − Mermas
Compara el stock esperado con la cantidad real de un producto o ingrediente en el almacén:
- Faltante — el stock real es inferior al esperado.
- Sobrante — el stock real es superior al esperado.
Ejemplo de cálculo del stock esperado
En la inventarización anterior, indicaste que había 10 L de leche en stock. Esta cantidad se convierte en el saldo inicial para la siguiente inventarización.
Durante el período, recibiste otros 20 L de leche, utilizaste 18 L para preparar platos vendidos y retiraste manualmente 2 L del stock.
El cálculo sería el siguiente:
10 + 20 − 18 − 2 = 10 L
Por lo tanto, el saldo esperado de leche es de 10 L. Si durante la inventarización cuentas solo 7 L, Poster mostrará un faltante de 3 L.
Cómo encontrar la causa de una discrepancia en el inventario
Si el stock real de un producto o ingrediente difiere del stock esperado, revisa las operaciones de almacén durante el período del inventario. Presta especial atención a las columnas con valores elevados.
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Comprueba el stock inicial. Poster transfiere al nuevo inventario el stock real del inventario anterior en el mismo almacén. Abre el inventario anterior y comprueba si indicaste la cantidad correcta del producto.
Para corregir un error, abre el inventario anterior para editarlo, indica el stock real correcto y haz clic en Completar inventario.
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Comprueba las entradas. Haz clic en ▼ en la columna Compras actual para consultar cada operación, incluida su fecha, hora y cantidad. Las entradas incluyen no solo las recepciones de mercancía, sino también los traslados desde otros almacenes y la producción.
Si esta columna muestra un valor elevado, pero las facturas no incluyen entradas por esa cantidad, comprueba los traslados y la producción. Abre la operación correspondiente y asegúrate de haber indicado la cantidad y las unidades de medida correctas. Comprueba también que el almacén y la cantidad del producto sean correctos en las recepciones.
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Comprueba las ventas. Haz clic en ▼ en la columna Ventas para consultar la fecha, la hora y la cantidad de cada operación de consumo durante el período del inventario. Asegúrate de que la cantidad de producto consumido corresponda a las ventas.
Si el consumo es mayor o menor de lo esperado, comprueba las cantidades de ingredientes en las fichas técnicas de los platos vendidos.
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Comprueba las mermas. Revisa las cantidades de productos descontados manualmente del almacén, durante la producción o al realizar traslados. Haz clic en ▼ en la columna Mermas para consultar los detalles y asegurarte de que todas las operaciones estén registradas correctamente.
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Comprueba la fecha y la hora del inventario. Poster solo tiene en cuenta las operaciones realizadas antes de la fecha y hora indicadas para calcular el stock esperado. Las recepciones, ventas y mermas registradas posteriormente no afectan al resultado del inventario.
Después de corregir los errores, abre el inventario y vuelve a comprobar el stock esperado.
Preguntas frecuentes
Por qué el inventario no muestra todos los productos, sino solo aquellos con movimientos de existencias
El inventario en Poster muestra solo los productos e ingredientes que tuvieron movimientos de existencias en el almacén seleccionado durante el periodo de inventario. Esto aplica tanto a los inventarios completos como a los parciales. Los productos e ingredientes que no tuvieron movimientos no aparecen en el inventario.
El periodo de inventario comprende el tiempo transcurrido desde el inventario anterior en ese almacén hasta la fecha y hora del inventario actual. Los movimientos de existencias incluyen entradas de mercancía, ventas, traspasos, producciones y bajas de inventario.
Si un producto o ingrediente no aparece en el inventario porque no tuvo movimientos de existencias:
- Registra una entrada de mercancía del producto en el almacén donde estás realizando el inventario, dentro del periodo de inventario.
- Cambia la fecha y la hora del inventario para que el movimiento de existencias del producto quede dentro del periodo requerido.
Cómo incluir platos preparados, productos semielaborados y producciones en el inventario
Si hay platos preparados o productos semielaborados en el almacén cuando realiza el inventario, cuéntelos por separado:
- En el inventario abierto, seleccione la pestaña Fichas técnicas y productos semielaborados.
- Indique las Existencias reales de cada plato o producto semielaborado.
Poster convertirá estas cantidades en ingredientes y mostrará su cantidad en la columna Existencias reales en platos y productos semielaborados.
Si utiliza la producción, abra la pestaña Producciones en el inventario e indique las existencias reales de cada producción.
¿Por qué puede aparecer un excedente después del primer conteo de inventario en un almacén?
En el primer conteo de inventario en un almacén, el saldo inicial de todos los productos e ingredientes es 0. Por eso, Poster solo toma en cuenta los suministros, el consumo y las mermas.
Si ya tenías productos en existencia antes de empezar a llevar el control de inventario en Poster, pero no los agregaste mediante un suministro, el saldo esperado será menor que el saldo real. Como resultado, el conteo de inventario mostrará un excedente.
Después de completar el primer conteo de inventario, Poster registrará las cantidades reales que ingresaste. Estas cantidades serán el saldo inicial para el siguiente conteo de inventario.
Qué ocurre con los inventarios parciales abiertos al realizar un inventario completo
Si hay inventarios parciales abiertos en el almacén y realiza un inventario completo para un período que los incluye, Poster cerrará automáticamente estos inventarios parciales.
El inventario completo los sustituye porque incluye todos los productos e ingredientes del almacén durante este período.
Cómo cambiar la fecha y hora del inventario
- En el inventario abierto, haga clic en Cambiar configuración en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Indique la nueva fecha y hora.
- Haga clic en Guardar cambios.
☝️ Si ya ha realizado el inventario y después lo ha abierto para editarlo, no podrá cambiar el período del inventario.
Cómo corregir un error en un inventario realizado
Si ha indicado cantidades de existencias incorrectas, abra el inventario realizado para editarlo:
- Abra Inventario → Inventarios en la consola de gestión.
- Haga clic en Ver junto al inventario correspondiente.
- Haga clic en Abrir período y editar.
- Si es necesario, corrija los suministros, descuentos de existencias, traslados y producciones que se realizaron antes de la fecha de este inventario.
- Indique las existencias reales correctas y haga clic en Realizar inventario.
☝️ Solo un inventario de un mismo almacén puede estar abierto para edición a la vez.
¿Se puede editar un compras, un retiro de stock, un traslado o una elaboración después de realizar un inventario?
Puedes editar un compras, un retiro de stock, un traslado o una elaboración sin reabrir el inventario si la fecha y la hora de la operación son posteriores al último inventario completado en ese almacén.
Al completar un inventario, se cierra el período hasta la fecha y hora en que se realizó. Las operaciones creadas después de ese momento no se incluyen en el período cerrado y se pueden editar hasta el siguiente inventario de ese almacén.
Por ejemplo, el inventario se completó el 15 de mayo de 2025 y el suministro se creó el 19 de mayo de 2025. Como el suministro se creó después del inventario, no está incluido en el período cerrado y puedes editarlo sin reabrir el inventario.
Si la operación se creó antes del último inventario realizado en el almacén, está incluida en un período cerrado. Para editarla, debes reabrir el primer inventario que se completó después de esa operación.
Por ejemplo, después del inventario del 15 de mayo de 2025, se completó otro inventario en el mismo almacén el 25 de mayo de 2025. El suministro del 19 de mayo de 2025 corresponde al período entre estos dos inventarios. Para editarlo, debes reabrir el inventario del 25 de mayo de 2025.
- En la consola de administración, ve a Almacén → Inventarios.
- Haz clic en Ver junto al inventario que necesitas.
- Haz clic en Abrir período y editar.
- Edita el suministro, retiro de stock, traslado o la elaboración que necesites.
- Haz clic en Completar inventario para guardar los cambios.
☝️ Solo puedes reabrir un inventario a la vez en cada almacén.
Cómo eliminar un inventario
Solo podrá eliminar el último inventario de un almacén.
- Abra Inventario → Inventarios en la consola de gestión.
- Haga clic en • • • junto al último inventario y seleccione Eliminar.
Si necesita eliminar el último inventario de un almacén y está abierto para edición, primero haga clic en Realizar inventario para cerrarlo. Después vuelva a la lista de inventarios y elimínelo.
Después de eliminar un conteo de inventario, Poster recalcula los saldos de productos e ingredientes sin tomar en cuenta los resultados de ese conteo. Las cantidades reales que ingresaste durante el conteo de inventario ya no se usan. En cambio, Poster recalcula los saldos con base en todos los suministros, ventas, traslados y mermas, incluidos los registrados después de la fecha del conteo de inventario eliminado.
Para que los saldos coincidan con las cantidades reales de productos e ingredientes en existencia, crea y completa un nuevo conteo de inventario.
Solo los empleados cuyo puesto tenga acceso a la sección Inventario pueden eliminar inventarios.
Cómo exportar un inventario a Excel
- Abra el inventario para verlo.
💡 Si el inventario ya se ha realizado, haga clic en Ver junto a él. - Haga clic en Exportar en la esquina superior derecha.
- Espere a que el archivo se descargue en formato XLS.
Limitaciones
- El inventario está disponible solo en los planes Mini, Business y Pro.
- Solo un empleado cuyo puesto tenga acceso a la sección Inventario puede crear, realizar y editar inventarios.
- El inventario abarca un solo almacén. Para revisar las existencias de varios almacenes, crea un inventario independiente para cada uno.
- El inventario, incluidos los inventarios completos, muestra solo los productos e ingredientes que tuvieron movimientos de existencias durante el periodo de inventario. Los productos e ingredientes sin movimientos de existencias, así como los productos eliminados, no aparecen.
- No puedes cambiar la fecha ni la hora de un inventario que ya se haya realizado y abierto para editarlo.
- Solo puede haber un inventario abierto para editar por almacén a la vez.
- Solo puedes eliminar el último inventario de un almacén. No es posible eliminar los inventarios anteriores.