Як підготуватися до інвентаризації та проаналізувати її результат

Щоб інвентаризація на кінець місяця дала точний результат, перевірте облік до підрахунку, а після підрахунку розберіться, чому фактичний залишок відрізняється від планового.

Підготовка: що перевірити перед інвентаризацією

Перш ніж рахувати залишки, переконайтеся, що всі дані вже враховані в Poster — інакше результат інвентаризації вийде хибним.

Закрийте всі чеки. Відкриті чеки не списують товар, тому їх залишки «зависають» на складі.

Щоб закрити чек на касі Poster, натисніть Оплатити, виберіть метод оплати та розрахуйте гостя. Після чого у вкладці Статистика → Чеки статус чека зміниться на Закритий.
Внесіть усі постачання, списання, переміщення та виробництва за період у розділі Склад. Якщо документа немає в системі — його немає й у плановому залишку, і різниця буде хибною, а не реальною.

Що таке результат інвентаризації

Результат інвентаризації показує різницю між тим, скільки продукту фактично є на складі, і тим, скільки має бути за даними Poster.

Фактичний залишок — кількість продукту, яку ви порахували під час інвентаризації.
Плановий залишок — кількість продукту, яку Poster розраховує з урахуванням продажів, виробництв, переміщень і списань.

Результат = Фактичний залишок − Плановий залишок

Наприклад, за даними Poster, на складі має бути 20 л молока. Під час інвентаризації ви нарахували 9 закритих пачок по 2 л і 1 відкриту пачку з 1,85 л. Фактичний залишок — 19,85 л.

19,85 − 20 = −0,15 л

Отже, результат інвентаризації — −0,15 л.

Обмеження: коли відхилення — це нормально

Невелика розбіжність у залишках — наприклад, кілька грамів або мілілітрів — може виникати через похибку під час роботи. Наприклад, кухар міг додати трохи більше або менше продукту, ніж указано в тех. картці. Через такі незначні відхилення не потрібно змінювати постачання або собівартість.
Інвентаризація показує різницю між фактичним і плановим залишком, але не визначає її причину. Причину розбіжності потрібно перевірити окремо: наприклад, чи дотримувалися рецептури, чи правильно проводили продажі та списання.
Інвентаризація фіксує залишок на дату її проведення і не змінює дані за вже закриті періоди.

Якщо розбіжність суттєва, перевірте рух продукту за період і знайдіть причину відхилення.

Як аналізувати суттєву розбіжність

Почніть із позицій із найбільшою розбіжністю. Не обов’язково одразу перевіряти весь склад — спочатку розберіться з позиціями, за якими різниця найбільша.
Якщо це готовий товар, який ви не готуєте самостійно, наприклад вода або морозиво в упаковці, перевірте його постачання. Якщо з постачаннями все гаразд, перевірте, чи не було помилок під час продажу, списання прострочених товарів або пересортиці. Також причиною може бути крадіжка.
Якщо це інгредієнт для приготування страв, перевірте напівфабрикати та тех. картки: чи правильно вказані норми продуктів. Якщо все налаштовано правильно, перевірте, чи дотримуються працівники рецептури під час приготування. Також зверніть увагу на несвоєчасні списання та можливі крадіжки.

Розбіжність можна вважати поясненою, якщо ви знайшли її причину — наприклад, помилку в документі, неправильне списання або недотримання рецептури.

Якщо облік раніше вели неправильно

Якщо в собівартості накопичилися помилки з попередніх періодів, виправте її під час інвентаризації:

Обнуліть собівартість інгредієнта або товару. Після цього система не враховуватиме попереднє значення під час розрахунку нової собівартості.
Додайте постачання з актуальною кількістю товару в Склад → Постачання. Якщо товар уже був оплачений, у полі Оплата не вибирайте рахунок.

Якщо не вдалося виправити помилки в обліку самостійно, напишіть у чат підтримки. Розберемося в ситуації та підкажемо, як почати облік заново, якщо це необхідно.