В цій статті розберемося, чому касові зміни інколи підсвічуються червоним. Розглянемо що таке актуалізація, в чому її користь та як працювати з касовою зміною, щоб вона не з'являлась.
Актуалізація чи коригувальна транзакція — це автоматична транзакція на суму різниці між книжним та фактичним балансами.
Книжний баланс — це сума, яка має бути в касі наприкінці зміни. Цей баланс рахується за формулою:
Залишок коштів у касі на початку зміни + Транзакції + Чеки, які оплачені готівкою
Фактичний баланс — це сума грошей в касі наприкінці дня, яку вводить офіціант під час закриття касової зміни.
☝️ Сума безготівкового виторгу не враховується в розрахунку балансів.
Якщо між запланованою сумою готівки у касі та фактичною є розбіжність, Poster орієнтується на суму, яку касир вписав вручну, та створює актуалізацію, щоб перекрити цю різницю.
⚖️ Це потрібно, щоб баланси на готівкових рахунках, відповідали реальним сумам грошей у сейфі.
Отже, актуалізація відповідає сумі розбіжності між запланованою сумою готівки у касі та фактичною.
🚩 Щоб вчасно помітити розбіжність між балансами, перевіряйте вкладку Фінанси → Касові зміни в адмін-панелі. Зміна, в якій є розбіжності між книжним та фактичним балансами, підсвітиться червоним.
Приклад розрахунку книжного та фактичного балансів
Касир Катерина відкрила касову зміну на терміналі продажів та внесла розмін 1 000 грн.
Протягом дня гості розраховувались готівкою та карткою. Готівковий виторг за день 3 751 грн, безготівковий — 678 грн.
Увечері Катерина розрахувалась з музикантами та додала витратну транзакцію на суму − 2 000 грн. При закритті зміни касир поспішала скоріше закрити заклад. Тому швидко порахувала готівку в касі, не звернувши увагу на дрібні гроші, інкасувала 2 700 грн.
В касі не залишилось грошей, тому при закритті зміни у поле Залишок готівки після інкасації Катерина написала «0».
Як сформувалися баланси за цей день
Нагадаю, що сума безготівкового виторгу не враховується в розрахунку балансів.
Книжний баланс: 1 000 грн Розмін при відкритті зміни + 3 751 грн Готівковий виторг за день − 2000 грн Транзакція, оплата за послуги музикантів − 2700 грн Інкасація = 51 грн
Фактичний баланс: 0 грн, бо Катерина інкасувала всю готівку та при закритті зміни написала такий залишок в касі.
Щоб на готівковий рахунок потрапила реальна сума грошей у касі, Poster автоматично створив актуалізацію у вкладці Фінанси → Транзакції. У нашому випадку актуалізація, тобто різниця між запланованою та фактичною сумою грошей в касі — 51 грн.
Бухгалтер Марина помітила, що касова зміна світиться червоним. Перерахувала готівку, яку по факту Катерина віднесла в сейф, та помітила, що 51 гривня сховалась між іншими купюрами. По факту сума готівки, яку принесла Катерина — 2 751 грн.
Марина виправила помилкову суму інкасації в адмін-панелі та актуалізація зникла.
Що впливає на актуалізацію та як її прибрати
Одна з головних причин, через яку зʼявляється актуалізація — людський фактор, наприклад помилки при підрахунках.
Популярні випадки, коли може зʼявитися актуалізація:
-
При відкритті зміни внесли розмін на одну суму, а транзакцію додали на іншу.
-
Під час робочого дня забули внести транзакцію. Наприклад, розрахувалися з постачальником готівкою з каси, а в Poster таку транзакцію не додали.
-
Додали одну транзакцію двічі. Наприклад, адміністратор під час створення транзакції відволікся на постійного гостя та не перевірив, чи додавав вже транзакцію.
-
Забули зробити інкасацію.
-
Пропустили купюру при підрахунку: записали одну суму для інкасації, а по факту інкасували більшу суму.
💡 Що робити, якщо ви побачили червону касову зміну в адмін-панелі та маєте розбіжності між балансами:
-
В першу чергу перерахуйте готівку, можливо касир прорахувався.
-
Перевірте, що в Poster є всі транзакції за зміну, коли по факту вносили чи забирали готівку з грошової скриньки.
-
Перевірте суми транзакцій, можливо касир помилився при підрахунку.
За потреби відредагуйте, додайте чи видаліть транзакції касової зміни.
Насправді вести касові зміни правильно зовсім не складно: під час робочого дня додавайте всі транзакції та проводьте інкасацію. А актуалізація підкаже, де могли припуститися помилки.