В этой статье разберемся, почему кассовые смены иногда подсвечиваются красным. Рассмотрим, что такое актуализация, в чем ее польза и как работать с кассовой сменой, чтобы актуализация не появлялась.
Актуализация или корректирующая транзакция — это автоматическая транзакция на сумму разницы между книжным и фактическим балансом.
Книжный баланс — это сумма, которая должна быть в кассе в конце смены. Этот баланс считается по формуле:
Остаток наличных в кассе в начале смены + Транзакции + Чеки, оплаченные наличными
Фактический баланс — это сумма денег в кассе в конце дня, которую вводит официант при закрытии кассовой смены.
☝️ Сумма безналичной выручки не учитывается в расчете балансов.
Если между запланированной суммой наличности в кассе и фактической суммой есть расхождения, Poster ориентируется на сумму, которую кассир вписал вручную. Актуализация создается автоматически, чтобы перекрыть разницу балансов.
⚖️ Это нужно, чтобы балансы наличных счетов соответствовали реальным суммам денег в сейфе.
Следовательно, актуализация соответствует сумме расхождения между запланированной суммой наличных денег в кассе и фактической.
🚩 Чтобы вовремя заметить расхождение между балансами, проверяйте вкладку Финансы → Кассовые смены в админ-панели. Смены, в которых есть расхождение между книжным и фактическим балансами, подсветятся красным.
Пример расчета книжного и фактического балансов
Кассир Екатерина открыла кассовую смену на терминале продаж и внесла размен $100.
В течение дня гости рассчитывались наличными и картой. Наличная выручка за день $3 751, безналичная — $678.
Вечером Екатерина рассчиталась с музыкантами и добавила расходную транзакцию на сумму – $2 000. При закрытии смены кассир спешила поскорее закрыть заведение. Поэтому быстро посчитала наличные деньги в кассе, не обратив внимание на мелкие купюры, инкассировала $2 700.
В кассе не осталось денег, поэтому при закрытии смены в поле Остаток наличных после инкассации Екатерина написала «0».
Как сформировались балансы за этот день
Напомним, что сумма безналичной выручки не учитывается в расчете балансов.
Книжный баланс: $1 000 Размен при открытии смены + $3 751 Наличная выручка за день – $2 000 Транзакция, оплата за услуги музыкантов – $2 700 Инкассация = $51
Фактический баланс: $0, потому что Екатерина инкассировала все наличные деньги, и при закрытии смены написала такой остаток в кассе.
Чтобы на наличный счет попала реальная сумма денег в кассе, Poster автоматически создал актуализацию во вкладке Финансы → Транзакции. В нашем случае актуализация, то есть разница между запланированной и фактической суммой денег в кассе – $51.
Бухгалтер Марина заметила, что кассовая смена светится красным. Пересчитала наличные деньги, которые по факту Екатерина отнесла в сейф, и заметила, что $51 спрятались между другими купюрами. По факту сумма наличных денег, которую принесла Екатерина — $2 751.
Марина исправила сумму инкассации в админ-панели, и актуализация исчезла.
Что влияет на актуализацию и как ее убрать
Одна из главных причин, по которой появляется актуализация, — человеческий фактор, например ошибки при подсчетах.
Популярные случаи, когда может появиться актуализация:
-
При открытии смены внесли размен на одну сумму, а транзакцию добавили на другую.
-
На протяжении дня забыли внести транзакцию. Например, рассчитались с поставщиком наличными из кассы, а в Poster такую транзакцию не добавили.
-
Добавили одну транзакцию дважды. Например, администратор при создании транзакции отвлекся на постоянного гостя и не проверил, добавлял ли уже транзакцию.
-
Забыли сделать инкассацию.
-
Пропустили купюру при подсчете: записали одну сумму для инкассации, а по факту инкассировали большую сумму.
💡 Что делать, если вы увидели красную кассовую смену в админ-панели и есть расхождения между балансами:
-
В первую очередь пересчитайте наличные деньги, возможно кассир ошибся при подсчетах.
-
Проверьте, что в Poster есть все транзакции за смену, когда по факту вносили или забирали наличные из денежного ящика.
-
Проверьте суммы транзакций, возможно, кассир ошибся при подсчете.
При необходимости отредактируйте, добавьте или удалите транзакции кассовой смены.
На самом деле, вести кассовые смены правильно совсем не сложно: во время рабочего дня добавляйте все транзакции и проводите инкассацию. А актуализация подскажет, где могли допустить ошибку.