Por qué aparecen existencias negativas y cómo evitarlas
Las existencias negativas pueden deberse a varios motivos, desde entradas de mercancía registradas incorrectamente hasta la selección de un almacén equivocado para descontar existencias. Te explicamos cómo identificar la causa y corregir los registros de inventario.
La entrada de mercancía se registró después de descontar las existencias
Si un producto o ingrediente aparece con una cantidad negativa en Inventario → Existencias después de una venta o una baja manual, lo más probable es que la entrada de mercancía todavía no se haya registrado o que se haya registrado con una fecha posterior.
Poster descuenta las existencias cuando realizas una venta, elaboras productos según una receta o un producto semielaborado, o registras una baja manual. Si el producto o ingrediente no figura en el sistema en el momento del descuento, su saldo de existencias pasa a ser negativo.
Cómo corregir un saldo de existencias negativo
- Abre Inventario → Entradas de mercancía en la administración.
- Busca el producto con saldo negativo y revisa sus entradas de mercancía.
- Si no hay entradas de mercancía correspondientes, crea una nueva entrada para cubrir la cantidad que falta.
- Vuelve a consultar Inventario → Existencias. El saldo debería ser cero o positivo.
Si quieres restablecer el saldo actual de existencias y empezar desde cero
- Abre Inventario → Inventarios en la administración.
- Haz clic en Añadir, en la esquina superior derecha.
- Selecciona el tipo de inventario: 💡 Los inventarios parciales y completos están disponibles únicamente en los planes Mini, Business y Pro.
- En la columna Cantidad real, introduce 0 para los productos correspondientes.
- Finaliza el inventario. El saldo de existencias se restablecerá a cero en el momento de finalizarlo.
- Crea nuevas entradas de mercancía en Inventario → Entradas de mercancía.
A partir de ese momento, todos los descuentos posteriores se calcularán a partir de los saldos de existencias actualizados.
La entrada de mercancía se registró en un almacén, pero las existencias se descuentan de otro
Las existencias también pueden volverse negativas si registras una entrada de mercancía en un almacén, pero los descuentos se realizan desde otro.
Por lo general, es fácil detectar este problema: las existencias de un almacén no cambian a pesar de que se siguen registrando ventas, mientras que en otro aparecen saldos negativos.
De forma predeterminada, Poster descuenta las existencias del almacén seleccionado como almacén de descuento para el establecimiento, no del almacén en el que se registró la entrada de mercancía.
Si no has configurado los descuentos por estaciones de producción, Poster descuenta las existencias del almacén en el que se registró el último movimiento de ese producto o ingrediente. Por eso, el descuento puede realizarse desde un almacén distinto del esperado.
Cómo descontar las existencias del almacén correcto
- Abre Acceso → Establecimientos en la administración.
- Haz clic en →, junto al establecimiento correspondiente.
- En la sección Descuentos de existencias, selecciona Configurar descuentos por estaciones de producción.
- Asigna el almacén correspondiente a cada estación de producción.
- Guarda los cambios.
Esta configuración solo se aplica a los productos y las recetas asignados a una estación de producción.
Después de cambiar la configuración, realiza un inventario independiente en cada almacén. Introduce 0 para los productos que no estén almacenados físicamente allí y la cantidad real para los que sí estén disponibles.
El saldo de existencias negativo se ha acumulado durante mucho tiempo
Si las existencias llevan mucho tiempo con un saldo negativo, puede resultar difícil identificar el documento que provocó el problema. En este caso, realiza un inventario y actualiza los saldos para que coincidan con las cantidades reales.
- Abre Inventario → Inventarios en la administración.
- Haz el recuento de las existencias.
- Finaliza el inventario.
Poster compara las cantidades registradas con las cantidades reales, muestra las diferencias y ajusta automáticamente los saldos de existencias.
Después de finalizar el inventario, comprueba los resultados en Inventario → Existencias.
Realiza los inventarios después de cerrar el día de trabajo o el turno, cuando ya se hayan registrado todas las ventas, bajas y entradas de mercancía del día. Así, los resultados reflejarán las existencias reales y evitarás que nuevas operaciones generen diferencias adicionales.
Cómo evitar saldos de existencias negativos
Para evitar que las existencias vuelvan a ser negativas, establece un nivel mínimo de existencias para cada producto. Cuando la cantidad se acerque a cero, sabrás que debes registrar una entrada de mercancía antes de que se agote el producto.
También puedes activar las notificaciones de existencias bajas para recibir avisos en Poster antes de que el saldo de un producto pase a ser negativo.
Si no consigues identificar por tu cuenta la causa del saldo negativo, contáctanos por el chat. Te ayudaremos a encontrar el problema y corregir los registros de inventario.