Un suministro es un registro en Poster de los productos o ingredientes que ingresan a un almacén, por ejemplo, los que recibes de un proveedor. Importar un suministro significa completar ese registro a partir de un archivo, en lugar de agregar cada producto manualmente. Hay tres formas de hacerlo:
- Postie AI, a partir de una foto o un PDF de la factura (JPEG, PNG, PDF): Postie AI reconoce el texto y relaciona los productos con los artículos que ya existen en tu cuenta.
- Postie AI, a partir de una hoja de cálculo (CSV, XLS o XLSX): Postie AI lee el archivo y completa automáticamente los productos, las cantidades y los precios.
- Importación clásica desde la pestaña Suministros: subes una hoja de cálculo (CSV, XLS o XLSX) y seleccionas manualmente las columnas que quieres importar, sin el reconocimiento automático de Postie AI.
La importación con Postie AI funciona tanto desde la consola de administración como desde la caja de Poster, por lo que no necesitas estar frente a una computadora para importar un suministro. Los formatos de archivo compatibles son JPEG, PNG, PDF, CSV, XLS y XLSX.
Antes de importar un suministro, asegúrate de que los productos o ingredientes que vas a agregar ya existan en tu menú. La importación completa las cantidades y los precios de los artículos existentes, pero no crea artículos nuevos en el menú.
Diferencias entre importar un suministro y agregarlo manualmente
Cuando agregas un suministro manualmente, buscas y agregas cada producto o ingrediente por tu cuenta e introduces manualmente su cantidad y precio. Este proceso lleva más tiempo, ya que debes completar cada línea una por una.
La importación agiliza el proceso: los productos, las cantidades y los precios se completan a partir de un archivo. Solo tienes que revisarlos, hacer los ajustes necesarios y guardar el suministro.
Agrega los productos manualmente solo si no tienes una foto de la factura ni una hoja de cálculo.
Importación con Postie AI
Postie AI es la forma más rápida de importar un suministro, ya que acepta tanto una hoja de cálculo como una foto o un PDF de la factura. No necesitas preparar ningún archivo: basta con tomar una foto de la factura impresa que ya tienes.
- Foto o PDF de la factura (JPEG, PNG, PDF): Postie AI reconoce el texto y relaciona los productos con los artículos que ya existen en tu cuenta.
- Hoja de cálculo (CSV, XLS o XLSX): Postie AI lee la tabla con los productos, las cantidades y los precios.
👆 Puedes subir hasta dos fotos de una misma factura. Esto resulta útil si el documento tiene información en ambas caras o si no cabe en una sola foto.
💡 Postie AI no tiene en cuenta los impuestos al importar facturas. Revisa los precios de los productos y, si es necesario, agrega manualmente el impuesto a la posición correspondiente del suministro.
Postie AI funciona mediante una suscripción. Cada mes recibes 20 reconocimientos gratuitos. Si necesitas más, contrata un paquete que incluye 100 reconocimientos adicionales.
Cómo importar un suministro con Postie AI desde la consola de administración:
- Abre Inventario → Suministros.
- Haz clic en Importar con IA, en la parte superior de la página.
- Sube una foto o un PDF de la factura, o un archivo de hoja de cálculo. Postie AI lo leerá automáticamente.
- Si subiste una foto o un PDF, espera a que Postie AI termine de reconocer el documento. Después, comprueba que los productos estén relacionados correctamente con los artículos de tu cuenta y, si es necesario, corrige los nombres, las cantidades o los precios.
- Revisa los productos e ingredientes importados, sus cantidades, los precios unitarios y el importe total del suministro.
- Haz clic en Guardar.
También puedes importar con Postie AI desde la caja.
No necesitas acceder a la consola de administración: puedes importar un suministro directamente desde la aplicación de caja de Poster durante tu turno.
- Inicia sesión en la aplicación de Poster.
- Pulsa ≡ en la esquina superior derecha de la pantalla.
- En la sección Aplicaciones, pulsa Agregar factura desde una foto.
- Sube una foto o un PDF de la factura.
- Espera a que Postie AI termine de reconocer el documento y revisa los productos, las cantidades y los precios.
El suministro guardado aparecerá en la consola de administración, en Almacen → Compras, igual que cualquier otro suministro, tanto si lo importaste con Postie AI desde la caja como si lo hiciste desde la consola.
Postie AI aprende de tus correcciones y tiene un límite mensual.
Postie AI recuerda el último almacén utilizado para cada proveedor y lo completa automáticamente la próxima vez. También aprende de tus correcciones: cuando relacionas por primera vez el nombre de un producto de una factura con un artículo de tu cuenta, Postie AI lo reconocerá automáticamente en futuras facturas del mismo proveedor.
El reconocimiento de una factura en foto o PDF consume una de las 20 acciones gratuitas al mes. El límite se renueva automáticamente el día en que conectaste la aplicación.
Si necesitas más acciones, puedes activar un complemento de 10 USD al mes por 100 acciones adicionales en Configuración → Facturación. En total, podrás procesar hasta 120 facturas al mes mediante el reconocimiento de fotos o PDF.
Importación clásica desde una hoja de cálculo
La forma clásica de importar un suministro consiste en acceder a la pestaña Compras y subir una hoja de cálculo preparada previamente. Este método no utiliza el reconocimiento de fotos.
💡 Para obtener una plantilla, exporta un suministro existente de un almacén o descarga el archivo de ejemplo. Elimina de la plantilla los ingredientes y productos de ejemplo y completa los datos que necesites.
- Abre Inventario → Suministros en la consola de administración de Poster.
- Haz clic en Agregar.
- Haz clic en el campo Importar suministro y selecciona la hoja de cálculo de tu computadora.
- Selecciona las columnas que quieres importar.
- Haz clic en Continuar.
- Revisa los productos e ingredientes importados, sus cantidades, los precios unitarios y el importe total del suministro.
- Haz clic en Guardar.
☝️ La versión móvil de la consola de administración no permite importar tablas de suministros. Para agregar un suministro, abre la versión web de Poster en tu computadora o utiliza Postie AI.
Diferencias entre la importación con Postie AI y la importación desde una hoja de cálculo
La importación con Postie AI es más rápida y flexible: acepta fotos y archivos PDF de facturas, además de hojas de cálculo. Reconoce el contenido automáticamente y funciona tanto desde la consola de administración como desde la caja. Sin embargo, el reconocimiento de fotos y PDF está sujeto a un límite mensual de acciones.
La importación desde una hoja de cálculo requiere un archivo de tabla preparado previamente y que selecciones manualmente las columnas. Solo está disponible desde la consola de administración, pero no tiene límite de acciones y permite importar cualquier cantidad de productos de una sola vez, independientemente del número de facturas que estés procesando.
Limitaciones
- La importación con Postie AI y la importación desde una hoja de cálculo solo completan los datos de productos e ingredientes que ya existen en tu menú. Si la factura o la hoja de cálculo contiene un producto que Poster no reconoce, no se agregará automáticamente. Primero, crea el artículo en el menú y después impórtalo o relaciónalo con el producto correspondiente.
- El reconocimiento de fotos y PDF con Postie AI solo funciona con proveedores y almacenes que ya existen en tu cuenta. No permite crear proveedores ni almacenes nuevos.
- Al reconocer fotos o PDF, Postie AI solo identifica unidades de medida estándar, como litros, kilogramos y piezas. Si necesitas utilizar otra unidad de compra, cámbiala después de guardar el suministro.
- Las fotos borrosas o de baja calidad pueden provocar errores de reconocimiento en Postie AI.
- La importación desde una hoja de cálculo solo admite archivos en formato CSV, XLS o XLSX.
- El reconocimiento de fotos y PDF con Postie AI está limitado a 20 acciones gratuitas al mes o hasta 120 acciones mensuales con el complemento de pago. La importación desde una hoja de cálculo no tiene este límite.