Чому на складі з'являються мінусові залишки і як цього уникнути

Постачання внесли пізніше, ніж відбулося списання

Якщо після продажу або списання залишок товару чи інгредієнта у Склад → Залишки став від'ємним, найімовірніше, постачання цієї позиції ще не внесене або оформлене пізнішою датою.

Poster списує товар під час продажу, виробництва за техкарткою чи напівфабрикатом, а також під час ручних списань. Якщо на момент списання товару ще немає в системі, залишок стає від'ємним.

Як виправити мінусовий залишок:

1. Відкрийте вкладку Склад → Постачання в адмін-панелі.
2. У полі пошуку вкажіть назву позиції з мінусовим залишком і перегляньте її постачання.
3. Якщо актуальних постачань немає — створіть нову поставку, щоб перекрити мінус.
4. Перевірте залишок у Склад → Залишки — він має стати нульовим або позитивним.

Якщо потрібно обнулити поточний залишок і почати облік з нуля:

1. Відкрийте вкладку Склад → Інвентаризація в адмін-панелі.

2. У правому верхньому куті натисніть Додати.

3. Оберіть тип інвентаризації:

   часткова — для окремих інгредієнтів;

   повна — для всіх продуктів складу
   
   

   💡 Часткова та повна інвентаризація доступні на лише тарифах Mini, Business і Pro.

4. У блоці Фактичний залишок вкажіть 0 напроти потрібних продуктів.

5. Проведіть інвентаризацію — залишок обнулиться на момент її проведення.

6. Створіть нові поставки у Склад → Постачання.
   
   

Після цього всі наступні списання виконуватимуться вже від оновлених залишків.

Постачання зробили на один склад, а списання відбувається з іншого

Мінусовий залишок також виникає, якщо постачання оформили на один склад, а товар списується з іншого.

Зазвичай це легко помітити: на одному складі кількість товару не змінюється, хоча продажі є, а на іншому залишок стає від'ємним.

За замовчуванням Poster списує товар зі складу, який вказаний у закладі як склад для списань, а не зі складу, куди було оформлене постачання.

Якщо в закладі не налаштоване детальне списання за цехами, товар списуватиметься зі складу, де востаннє був зафіксований рух цієї позиції. Через це списання можуть відбуватися не з того складу, який ви очікуєте.

Як налаштувати списання з потрібного складу:

1. Відкрийте вкладку Доступ → Заклади в адмін-панелі.
2. Натисніть Ред. біля потрібного закладу.
3. У блоці Списання виберіть варіант Налаштувати списання за цехами.
4. Для кожного цеху виберіть відповідний склад.
5. Збережіть зміни.

Це налаштування працює лише для товарів і тех. карток, яким призначено цех.

Після зміни налаштувань проведіть інвентаризацію окремо на кожному складі: там, де товару немає, вкажіть 0, а там, де він є, — фактичну кількість.

Мінусовий залишок накопичувався тривалий час

Якщо мінусовий залишок накопичувався давно, знайти документ, який спричинив помилку, може бути складно. У такому випадку проведіть інвентаризацію та оновіть залишки відповідно до фактичної кількості товару.

1. Відкрийте вкладку Склад → Інвентаризації в адмін-панелі.
2. Перерахуйте товар.
3. Завершіть інвентаризацію.

Poster порівняє облікову та фактичну кількість, покаже розбіжності й автоматично скоригує залишки.

Після завершення перевірте результат у Склад → Залишки.

Проводьте інвентаризацію після закриття зміни, коли всі продажі, списання та постачання за день уже внесені до системи. Тоді результати відповідатимуть фактичним залишкам, а нові операції не створять додаткових розбіжностей.

Як запобігти появі мінусових залишків надалі

Щоб мінусові залишки не з'являлися знову, налаштуйте на кожен продукт мінімальний ліміт залишку на складі — коли фактична кількість наближається до нуля, це сигнал внести постачання заздалегідь, а не постфактум.

Додатково увімкніть сповіщення про низькі залишки, щоб отримувати попередження в Poster до того, як товар піде в мінус.

Якщо самостійно знайти причину мінусового залишку не вдалося, напишіть нам у чат — допоможемо розібратись та відновити правильні залишки.