Наведіть лад у рахунках та почніть вести облік з будь-якого зручного моменту. Ніколи не пізно розібратися у фінансах, та почати контролювати прибутковість закладу.
Почніть першого числа місяця, з понеділка чи прямо зараз. Необов'язково редагувати всі касові зміни та згадувати й додавати всі транзакції за час роботи закладу. Розберемо, як додати транзакції, щоб баланси ваших рахунків збігалися з рахунками в Poster.
💵 Рахунки
Щоб фіксувати фінансові транзакції, перевірте, що у вкладці Фінанси → Рахунки в адмін-панелі Poster створені три основні рахунки:
-
Грошова скринька — це рахунок, на який автоматично потрапляє виторг від замовлень, які оплачено готівкою.
-
На розрахунковий рахунок потрапляє виторг від чеків, які оплачено банківською карткою через платіжний термінал.
-
Сейф — це рахунок для інкасації готівки. Під час інкасації денний виторг переміщується між рахунками «Грошова скринька» → «Сейф», а на рахунку «Грошова скринька» залишаються розмінні гроші або 0.
Якщо в одному акаунті маєте декілька закладів, рекомендуємо створити окремі три рахунки для кожного закладу. Це дозволить контролювати рух транзакції та баланси рахунків по кожному закладу окремо.
Якщо працюєте в Poster з одним закладом, але не маєте будь-якого з цих рахунків, додайте їх у вкладці Фінанси → Рахунки.
🔗 Привʼязка рахунків до закладу
Після того, як перевірили, що маєте потрібні рахунки, переконайтеся, що вони вірно привʼязані до ваших закладів. Так фінансові транзакції з каси Poster автоматично підтягуватимуться до адмін-панелі. Також синхронізуватиметься прибуток касової зміни. Коли зміну закриватимуть на касі, зароблені кошти розподіляться по рахунках.
Щоб привʼязати рахунки:
-
Відкрийте вкладку Доступ → Заклади.
-
Навпроти назви закладу натисніть Ред.
-
У блоці Фінанси зіставте рахунки:
• Безготівковий рахунок = Розрахунковий рахунок;
• Рахунок для готівки = Грошова скринька;
• Рахунок для інкасації = Сейф. -
Натисніть Зберегти.
⚖️ Вирівнення балансів
Тепер, коли в акаунті є вірні рахунки, які привʼязані до закладу, поетапно розберемося з балансами рахунків:
-
Закрийте касову зміну, щоб на балансі відобразилися всі транзакції, які проводили на касі Poster.
-
Перевірте баланси ваших рахунків: онлайн-банкінг, реальні залишки грошей у сейфі.
-
Звірте значення реальних рахунків із балансом у вкладці Фінанси → Транзакції.
💡 Щоб відобразити рух за рахунком та його баланс на певну дату, у вкладці Фінанси → Транзакції, додайте стовпець Баланс та виберіть дату й рахунок.
-
Перевірте, чи всі транзакції додали до Poster, які робили по факту. Транзакції з категорією «Касові зміни» перегляньте та відредагуйте окремо у вкладці Фінанси → Касові зміни.
Якщо баланси рахунків сильно відрізняються від фактичних, зрівняйте значення, створивши коригувальну транзакцію:
-
Відкрийте вкладку Фінанси → Транзакції та натисніть кнопку Додати.
-
Виберіть тип транзакції: Витрата, якщо сума на балансі в Poster більша, за реальну суму на рахунку; Дохід, якщо сума в Poster менша.
💡 Наприклад, якщо на реальному балансі безготівкового рахунка 70 000 грн, а в Poster баланс рахунка 65 000 грн, додайте дохідну транзакцію на суму 5 000 грн. -
Напишіть суму транзакції.
-
Виберіть рахунок та категорію.
-
Вкажіть дату та час.
-
Напишіть коментар. Наприклад, зазначте: «Вирівнюємо суму рахунка з фактичним балансом на картці ФОП». Так ви не заплутаєтесь, при перевірці транзакцій через деякий час.
-
Натисніть Зберегти.
☝️ Додайте таку транзакцію для кожного рахунка окремо.
💰 Коректний облік
Коли рахунки налаштовані вірно, вести облік набагато легше, навіть якщо ваш бухгалтер у відпустці. Декілька рекомендацій, які допоможуть зберегти порядок в системі та завжди бачити актуальні дані:
-
При роботі з готівкою на касі, фіксуйте рух грошей в той самий день. Створюйте дохідні та витратні транзакції, регулярно інкасуйте гроші. Детальніше про те, як робити транзакції на касі.
-
Працюйте з касовими змінами й аналізуйте ситуації, коли зʼявляються розбіжності між запланованим та фактичним балансом готівки. З цим допоможе розібратися актуалізація. Розібрали кейс з нестачею грошей та як актуалізація допомогла виправити розбіжності.
-
Деталізуйте рух грошей на підкатегорії, наприклад розбийте комунальні послуги на вивіз сміття, електроенергію та водопостачання, щоб мати точну статистику.
-
Враховуйте нові витрати. Наприклад, якщо ви придбали обладнання, на гроші з рахунка закладу, створіть витратну транзакцію. Це відобразиться в P&L та Cash flow.
-
Раз на місяць проводьте інвентаризацію на складі та слідкуйте за собівартістю й фудкостом страв.
-
Регулярно аналізуйте статистику продажів та перевіряйте Cash flow.
Щоб управляти бізнесом із будь-якого куточка світу, працюйте зі звітами в реальному часі у застосунку Poster Boss.