Як підготуватися до перевірки Державної податкової служби

Податкова перевірка — це контроль з боку Державної податкової служби за дотриманням законодавства щодо податків, зборів, платежів, а також використання ПРРО та офіційного працевлаштування.

Види перевірок та їхні особливості

Інспектори ДПС можуть прийти до вашого закладу з двома основними видами перевірок: плановою та фактичною.

Планова документальна перевірка. Проводиться згідно з річним планом-графіком, який ДПС публікує на своєму сайті. Про таку перевірку вас мають попередити письмово не пізніше ніж за 10 календарних днів до її початку. Під час неї аналізують податкову звітність, первинні документи, фінансові операції за певний період.
Фактична перевірка. Це візит інспекторів без попередження. Підставою для неї може стати скарга клієнта, інформація про порушення у роботі з ПРРО чи торгівля підакцизними товарами без ліцензії. Перевіряють касову дисципліну, наявність ліцензій та офіційне оформлення персоналу.

📖 Детальніше про повноваження інспекторів та відмінності між перевірками.

Щоб почуватися впевнено під час візиту податківців, заздалегідь зберіть та впорядкуйте усі необхідні документи.

☝️ Перегляньте документи на наявність помилок. Переконайтеся, що дані у первинних документах збігаються з цифрами у податковій звітності.

Реєстраційні та дозвільні документи

Витяг з Єдиного державного реєстру.
Витяг з реєстру платників єдиного податку, якщо ви на спрощеній системі.
Документи на приміщення: договір оренди або документи, що підтверджують право власності.
Якщо є, ліцензії: на роздрібну торгівлю алкогольними напоями та тютюновими виробами.

Документи щодо ПРРО

Реєстраційні документи на програмний РРО.
Z-звіти за кожен день. Усі Z-звіти, створені через ПРРО Poster, зберігаються в адмін-панелі у вкладці ПРРО 2.0 → Фіскальні зміни.
💡 Фіскалізуйте кожний продаж та видавайте гостям фіскальний чек.

Первинні документи

Це основа для підтвердження всіх ваших доходів та витрат.

Накладні на отримані товари. Для звірки перевірте усі постачання в адмін-панелі у вкладці Склад → Постачання.
💡 Завжди просіть від постачальників накладні та зберігайте їх. Це доводить легальність походження продуктів.
Акти виконаних робіт/наданих послуг від постачальників.
Договори з постачальниками та іншими контрагентами.
Банківські виписки, що підтверджують безготівкові розрахунки.

Кадрові документи

Податківці перевіряють офіційне оформлення персоналу.

Трудові договори з усім персоналом і накази про прийняття на роботу та звільнення.

☝️ Оформлюйте всіх працівників офіційно з першого дня. Штрафи за неофіційне працевлаштування є одними з найвищих.
Табелі обліку робочого часу чи звіт за робочим часом з вкладки Статистика → Працівники.
Повідомлення до ДПС про прийняття працівників на роботу.
Документи про нарахування та виплату зарплати.

Податкова звітність

Копії поданих декларацій єдиного податку, ПДВ тощо.
☝️ Податкова вважає підозрілим, якщо заклад показує виторг, якого недостатньо навіть на покриття мінімальних витрат. Ведіть чесний облік, щоб не привертати зайву увагу.
Квитанції про сплату податків та зборів.

Зберігайте спокій, адже перевірка — це стандартна процедура. Головне — правильно підготувати команду та знати свої права. Поясніть працівникам, що під час візиту інспекторів потрібно бути ввічливими та одразу повідомити керівника.

📎 Щоб нічого не забути, завантажте чекліст для підготовки до податкових перевірок.

Для глибшого занурення у тему перегляньте запис вебінару з експертом про проходження перевірок у закладах.

Перед початком перевірки обов'язково попросіть інспекторів показати службові посвідчення та направлення. Ваша обізнаність та професійна поведінка — ключ до успішного проходження будь-яких процедур.

Після успішного проходження перевірки інспектори складають акт. Якщо порушень не виявлено, це буде зафіксовано в акті. В іншому разі вам надішлють податкове повідомлення-рішення із сумою штрафів, яке можна оскаржити.