Шоттарыңызда тәртіп орнатып, есепті кез келген ыңғайлы сәттен бастаңыз. Қаржыны реттеп, мекеменің пайдасын бақылауды бастауға ешқашан кеш емес.
Айдың бірінші күнінен, дүйсенбіден немесе дәл қазірден бастаңыз. Мекеменің жұмыс істеген уақытындағы барлық кассалық ауысымдарды өңдеп, барлық транзакцияларды қосудың қажеті жоқ. Шоттарыңыздың балансы Poster-дегі шоттармен сәйкес келуі үшін транзакцияларды қалай қосу керектігін қарастырайық.
💵 Шоттар
Қаржылық транзакцияларды тіркеу үшін Poster әкімшілік панеліндегі Қаржы → Шоттар қойындысында үш негізгі шот жасалғанын тексеріңіз:
- Ақша жәшігі — қолма-қол ақшамен төленген тапсырыстардың түсімі автоматты түрде түсетін шот.
- Есеп айырысу шотына төлем терминалы арқылы банк картасымен төленген түбіртектердің түсімі түседі.
- Сейф — қолма-қол ақшаны инкассациялауға арналған шот. Инкассация кезінде күндізгі түсім «Ақша жәшігі» → «Сейф» шоттары арасында ауысады, ал «Ақша жәшігі» шотында ұсақ ақша немесе 0 қалады.
Бір аккаунтта бірнеше мекеме болса, әр мекемеге жеке үш шот жасауды ұсынамыз. Бұл әр мекеме бойынша транзакциялар мен шоттардың балансын бөлек бақылауға мүмкіндік береді.
Poster-де бір мекемемен жұмыс істесеңіз, бірақ осы шоттардың қайсыбірі болмаса, оларды қосыңыз Қаржы → Шоттар қойындысында.
🔗 Шоттарды мекемеге байланыстыру
Барлық қажетті шоттардың бар екенін тексергеннен кейін, олардың мекемелеріңізге дұрыс байланыстырылғанына көз жеткізіңіз. Осылайша Poster кассаларынан келетін қаржылық транзакциялар әкімшілік панеліне автоматты түрде тартылады. Сондай-ақ кассалық ауысымдардың пайдасы синхрондалады. Кассада ауысым жабылған кезде тапсырылған сома шоттар бойынша бөлінеді.
Шоттарды байланыстыру үшін:
- Қолжетімділік → Мекемелер қойындысын ашыңыз.
- Мекеменің атауының қасында Өңдеу түймесін басыңыз.
- Қаржы блогында шоттарды сәйкестендіріңіз: • Қолма-қол ақшасыз шот = есеп айырысу шоты; • Қолма-қол ақшаға арналған шот = Ақша жәшігі; • Инкассацияға арналған шот = Сейф.
- Сақтау түймесін басыңыз.
⚖️ Баланстарды теңестіру
Енді аккаунтта мекемеге дұрыс шоттар байланыстырылған соң, шоттардың балансымен кезең-кезеңімен айналысайық:
- Poster кассасында жасалған барлық транзакциялар балансқа көрінуі үшін кассалық ауысымды жабыңыз.
- Шоттарыңыздың балансын тексеріңіз: онлайн-банкинг, сейфтегі ақшаның нақты қалдығы.
- Нақты шоттардың мәнін Қаржы → Транзакциялар қойындысындағы баланспен салыстырыңыз. 💡 Шот бойынша қозғалысты және оның белгілі бір күнгі балансын көрсету үшін Қаржы → Транзакциялар қойындысында Баланс бағанын қосып, күн мен шотты таңдаңыз.
- Іс жүзінде жасаған барлық транзакцияларды Poster-ге қосқаныңызды тексеріңіз. «Кассалық ауысымдар» санатындағы транзакцияларды Қаржы → Кассалық ауысымдар қойындысында бөлек тексеріп, өңдеңіз.
Шоттардың балансы нақты мәннен қатты ерекшеленсе, мәндерді теңестіріңіз. Ол үшін түзетуші транзакция қосыңыз:
- Қаржы → Транзакциялар қойындысына өтіп, Қосу түймесін басыңыз.
- Транзакция түрін таңдаңыз: Poster-дегі баланс сомасы шоттағы нақты соманан көп болса — Шығыс; Poster-дегі сома аз болса — Кіріс. Мысалы, қолма-қол ақшасыз шоттың нақты балансында $65 000 болса, ал Poster-де шот балансы $70 000 болса, $5 000 сомасына шығыс транзакциясын қосыңыз.
- Транзакцияның сомасын жазыңыз.
- Шот пен санатты таңдаңыз.
- Күні мен уақытын көрсетіңіз. ☝️ Бұл транзакция ағымдағы есептерге әсер етпеуі үшін оны кері күнмен қосыңыз.
- Түсініктеме жазыңыз. Мысалы: «Шот сомасын карточкадағы нақты баланспен теңестіреміз». Осылайша біраз уақыттан кейін транзакцияларды тексергенде шатаспайсыз.
- Сақтау түймесін басыңыз.
☝️ Мұндай транзакцияны әр шот үшін жеке қосыңыз. Содан кейін Қаржы → Шоттар бөліміне өтіп, ағымдағы балансты тексеріңіз.
💰 Дұрыс есеп жүргізу
Шоттар дұрыс бапталғанда, бухгалтеріңіз демалыста болса да есеп жүргізу әлдеқайда жеңіл болады. Жүйеде тәртіпті сақтап, өзекті деректерді көруге көмектесетін бірнеше ұсыныс:
- Кассада қолма-қол ақшамен жұмыс істегенде, ақша қозғалысын сол күні тіркеңіз. Кіріс пен шығыс транзакцияларын жасаңыз, ақшаны тұрақты түрде инкассациялаңыз. Кассада транзакцияларды қалай қосу керектігі туралы толығырақ.
- Кассалық ауысымдармен жұмыс істеп, жоспарланған және нақты қолма-қол ақша балансы арасында алшақтық пайда болған жағдайларды талдаңыз. Мұны түсінуге жаңарту көмектеседі. Қолма-қол ақша жетіспеушілігі бар кейсті және жаңартудың алшақтықтарды түзетуге қалай көмектескенін қарастырдық.
- Ақша қозғалысын ішкі санаттарға бөліп көрсетіңіз, мысалы, коммуналдық қызметтерді қоқыс шығару, электр энергиясы және сумен жабдықтауға бөліңіз — дәл статистика алу үшін.
- Жаңа шығыстарды есепке алыңыз. Мысалы, мекеменің шотындағы ақшаға жабдық сатып алсаңыз, шығыс транзакциясын жасаңыз. Бұл P&L мен Cash flow-да көрінеді.
- Айына бір рет қоймада түгендеу жүргізіп, тағамдардың өзіндік құны мен фудкосын қадағалаңыз.
- Сатылым статистикасын тұрақты түрде талдап, Cash flow тексеріп тұрыңыз.
Бизнесті әлемнің кез келген бұрышынан басқару үшін Poster Boss қосымшасында нақты уақыттағы есептермен жұмыс істеңіз.