Cómo se forma el P&L

El P&L (profit and loss, informe de pérdidas y ganancias) es un informe de Poster que muestra el ingreso, el costo, los gastos, los impuestos y la utilidad de tu negocio durante el período seleccionado.

El P&L se calcula con la fórmula: Utilidad = Ingresos − Costo − Gastos − Impuestos, y cada línea del informe se muestra al mismo tiempo en dinero y como porcentaje del ingreso total.

💡 Los datos de venta llegan al P&L inmediatamente después de cerrar las cuentas en la terminal.

Cuándo llegan los datos al P&L

Los datos del informe P&L se muestran según la fecha de la operación, no según la fecha del pago real.

• La fecha de la operación es la fecha en la que efectivamente recibiste el producto o servicio, es decir, cuando surgió la obligación. Indica la fecha de la operación al agregar transacciones en la consola de administración o en la terminal.

• Si no se indica la fecha de la operación, la transacción entrará al P&L con la fecha de la transacción, es decir, la fecha de la transferencia real del dinero.

• Para los suministros, la fecha de la operación se considera la fecha de entrega del suministro.

De qué se compone el P&L

El P&L en Poster se forma con los siguientes bloques, en el orden en que se calcula la utilidad:

• Ingresos;
• Costo;
• Margen — métrica de referencia, no forma parte de la fórmula de utilidad;
• Gastos;
• Utilidad antes de impuestos;
• Impuestos;
• Utilidad después de impuestos.

Visualización de categorías de transacciones en el P&L

Para cada categoría de transacciones se define, por separado, si se mostrará o no en el P&L. Esto aplica a cualquier categoría — por ejemplo, «Actualización», «Renta», «Suministros» y otras.

Si en la sección Finanzas → Categorías, en la columna Mostrar en P&L, el interruptor está activado y se muestra en verde, las transacciones de esa categoría se incluyen en el P&L. Si el interruptor está desactivado y se muestra en gris, las transacciones de esa categoría no se muestran en el P&L.

Ingresos en el P&L

El bloque Ingresos en el P&L se compone de tres partes:

• Ventas de productos y platillos — la suma de las ventas junto con los pagos en línea y los métodos de pago adicionales, descontando todos los descuentos, promociones y pagos con puntos de bonificación. Concilia las ventas en los informes por área de producción y por categorías.
• Ingreso por prestación de servicios — la suma del porcentaje de servicio en los tickets del período, más la suma de los cargos de entrega en los tickets del período.
• Transacciones — la suma de las transacciones de ingreso agregadas en la consola de administración o en la terminal, excepto las categorías «Suministros» y «Cambios de caja».

Costo en el P&L

El bloque Costo en el P&L se compone de tres partes:

• Costo de los productos y platillos vendidos — la suma de los costos en los tickets del período.
• Resultado de los conteos de inventario — la suma de los faltantes de todos los conteos de inventario realizados en el período, más la suma de los sobrantes de producto de todos los conteos de inventario realizados en el período.
• Mermas de almacén — la suma de las mermas manuales cuyos motivos, en la configuración del motivo, tienen seleccionada la visualización en el bloque Costo.

Por qué los gastos de suministro pueden contabilizarse dos veces. Por defecto, los gastos de compra de productos se contabilizan dos veces en el P&L: una vez en el bloque Gastos, como una transacción de gasto de la categoría «Suministros», y otra vez en el bloque Costo, cuando el producto se descuenta en un ticket.

Para que estos gastos se contabilicen una sola vez — solo en el costo:

1. Ve a la pestaña Finanzas → Categorías en la consola de administración.
2. Haz clic en Editar junto a la categoría «Suministros».
3. En el bloque Mostrar en P&L, selecciona la opción No.
4. Guarda los cambios.

Después de esto, las transacciones de la categoría «Suministros» dejarán de entrar al bloque Gastos en el P&L, y el costo de la compra seguirá contabilizándose a través del bloque Costo de los productos vendidos.

Margen en el P&L

El margen es la diferencia entre el ingreso por ventas y el costo de los productos y platillos vendidos.

Margen = Ventas de productos y platillos − Costo de los productos y platillos vendidos

El bloque Gastos en el P&L se compone de tres partes:

• la suma de las comisiones de adquirencia (pagos con tarjeta) generadas automáticamente;
• las mermas de almacén cuyos motivos, en la configuración del motivo, tienen seleccionada la visualización en el bloque Gastos (y no en Costo);
• las transacciones de gasto agregadas en la consola de administración, excepto las categorías «Suministros» y «Cambios de caja».

Utilidad antes de impuestos en el P&L

La utilidad antes de impuestos es el monto que queda después de restar de los ingresos el costo y los gastos.

Utilidad antes de impuestos = Ingresos − Costo − Gastos

Impuestos en el P&L

El bloque Impuestos en el P&L muestra el monto de los impuestos sobre las ventas del período, en una línea separada por cada impuesto.

Utilidad después de impuestos en el P&L

La utilidad después de impuestos es el monto que queda después de restar los impuestos de la utilidad antes de impuestos.

Utilidad después de impuestos = Utilidad antes de impuestos − Impuestos

Cómo calcular el ROI con los datos del P&L

Con los indicadores del P&L, después de analizar los ingresos y los gastos puedes calcular el ROI (Return on Investment), un indicador de rentabilidad del negocio expresado en porcentaje. Este es un cálculo adicional, fuera del informe P&L en sí.

Para hacerlo:

1. En la pestaña Finanzas → P&L, haz clic en Exportar.
2. Descarga el archivo de Excel con el informe de pérdidas y ganancias.
3. Calcula el ROI con la fórmula:

ROI = (Ingresos − Gastos) / Gastos × 100 %

Ingresos y gastos sin categorizar en el P&L

Los ingresos y gastos sin categorizar aparecen en el P&L si, durante el período seleccionado, hay transacciones en cuentas que:

• no están vinculadas a ninguna sucursal;
• están vinculadas a varias sucursales a la vez.

Poster no puede asignar este tipo de transacciones a una sucursal en concreto, por eso en el P&L se muestran en un bloque aparte: Ingresos y gastos sin categorizar.

Si una transacción cayó en «sin categorizar», revisa a qué sucursal está vinculada la cuenta correspondiente en la pestaña Acceso → Sucursales.

Para planificar inversiones, revisa también el informe de flujo de efectivo y el saldo en las cuentas.